Auf die Arbeitgeber kommt durch das neue Nachweisgesetz erheblicher Mehraufwand zu. Arbeitgeber müssen Mitarbeitern bei künftigen Einstellungen weit mehr Informationen erteilen und Dokumentationen vornehmen als bisher. Der folgende Beitrag gibt Überblick über die geplanten Änderungen, die Arbeitgeber ab diesem Datum zu beachten haben.


I. Folgende Änderungen kommen auf Sie als Arbeitgeber zu:

Das NachwG verpflichtet Arbeitgeber, die wesentlichen Bedingungen eines Arbeitsvertrages aufzuzeichnen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen.

Es liegt ein erweiterter Katalog von Nachweisen vor, die nicht mehr durch den schriftlichen Arbeitsvertrag erbracht werden können.

Der Katalog in § 2 NachwG soll unter anderem zukünftig um folgende Punkte erweitert werden:

  1. die Zusammensetzung sowie die Höhe des Arbeitsentgeltes (einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie andere Bestandteile des Arbeitsentgeltes, die jeweils getrennt anzugeben sind, und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung), die Dauer der vereinbarten Probezeit,
  2. Enddatum bei befristeten Arbeitsverhältnissen,
  3. die vereinbarte Arbeitszeit,
  4. die vereinbarten Ruhepausen und -zeiten; bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen,
  5. bei Arbeit auf Abruf die Vereinbarung, dass der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung entsprechend dem Arbeitsanfall zu erbringen hat, die Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden, ferner der Zeitrahmen (Referenztage und -stunden), der für die Erbringung der Arbeitsleistung festgelegt ist, und die Frist, innerhalb derer der Arbeitgeber die Lage der Arbeitszeit im Voraus mitzuteilen hat,
  6. ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellter Fortbildung,
  7. im Grundsatz: Name und Anschrift des Versorgungsträgers der betrieblichen Altersversorgung, falls eine solche gewährt wird,
  8. die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen,
  9. das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage; § 7 des Kündigungsschutzgesetzes ist auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis der Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage anzuwenden.
  10. Auf geltende Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen darf weiterhin verwiesen werden. Außerdem muss berücksichtigt werden, dass die bisherigen Regelungen über Nachweise weiterhin gelten.


II. Ab wann ist das neue Nachweisgesetz umzusetzen?

Die neuen Nachweispflichten gelten automatisch zunächst nur bei Neueinstellungen, die ab dem 01. August 2022 vorgenommen werden.

Bereits am ersten Arbeitstag muss dem Arbeitnehmer im Zuge des neuen Nachweisgesetzes die Niederschrift mit den Informationen über den Namen und die Anschrift der Vertragsparteien, das Arbeitsentgelt und seine Zusammensetzung sowie über die Arbeitszeit vorliegen. Die weiteren Nachweise müssen dem Arbeitnehmer spätestens nach 7 Kalendertagen vorliegen.

Mitarbeiter, die bereits vor dem 01. August 2022 in einem Unternehmen beschäftigt sind, müssen nur dann schriftlich über ihre wesentlichen Arbeitsbedingungen unterrichtet werden, wenn sie den Arbeitgeber hierzu auffordern. Es gilt dann ebenfalls eine Frist von 7 Kalendertagen.

Informationen über den Urlaub, die betriebliche Altersversorgung, die Pflichtfortbildung, das Kündigungsverfahren und geltende Kollektivvereinbarungen müssen spätestens innerhalb eines Monats bereitgestellt werden.

Bei Änderungen der wesentlichen Arbeitsbedingungen in bestehenden Arbeitsverhältnissen muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer spätestens am Tag der Änderung unterrichtet haben. Gesetzesänderungen oder Änderungen in Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen müssen weiterhin nicht schriftlich angezeigt werden.


III. Sanktionen bei Verstößen gegen das neue Nachweisgesetz

Es liegt eine Ordnungswidrigkeit vor, wenn der Arbeitgeber eine der genannten wesentlichen Vertragsbedingungen nicht richtig, nicht vollständig und in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig niedergelegt hat. Ein Verstoß kann mit einer Geldbuße bis zu 2.000 EUR geahndet werden.

Ein Arbeitsverhältnis besteht zwar unabhängig davon, ob der Arbeitgeber seinen Unterrichtungspflichten nachgekommen ist, Arbeitnehmer sind jedoch berechtigt, bei Verstößen gegen die Nachweisgesetz-Änderungen 2022 ihre Arbeitsleistung zurückzuhalten. Der Arbeitgeber schuldet dann trotzdem die vereinbarte Vergütung.

Weiterhin drohen in arbeitsgerichtlichen Verfahren für den Arbeitgeber erhebliche Beweisprobleme. Weist der Arbeitgeber die Arbeitsbedingungen nicht korrekt nach, kann sich der Arbeitnehmer in einem Prozess gegenüber dem Arbeitgeber auf eine Beweiserleichterung bis hin zu einer Beweislastumkehr berufen.


IV. Auswirkungen auf bestehende Arbeitsverträge

Für Altverträge, die schon vor dem Inkrafttreten am 01. August 2022 bestanden, gilt eine weitere wichtige Frist:

Auf Verlangen ist dem Arbeitnehmer binnen 7 Tagen für die besonders wichtigen Angaben beziehungsweise binnen eines Monats für die restlichen Angaben eine (neue) Niederschrift über die wesentlichen Bedingungen seines Arbeitsverhältnisses auszuhändigen.

Innerhalb der 7-Tage-Frist sind auf Verlangen des Arbeitnehmers folgende Angaben zu machen:

  • Name und Anschrift der Vertragsparteien,
  • Beginn des Arbeitsverhältnisses,
  • bei befristeten Arbeitsverhältnissen die Dauer und das Enddatum,
  • Arbeitsort,
  • Beschreibung der Tätigkeit,
  • Dauer der Probezeit,
  • Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgeltes,
    • Arbeitszeit, gegebenenfalls Regelungen für Arbeit auf Abruf sowie die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden.

Wir empfehlen Arbeitgebern dringend, sich frühzeitig mit den neuen Anforderungen und den Nachweisgesetz-Änderungen 2022 vertraut zu machen und die Arbeitsverträge zeitnah anzupassen. Andernfalls droht zukünftig ein Bußgeld.

Stand: Juni 2022

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